Račun je jedan od ključnih komercijalnih dokumenata u b2b poslovanju. Nužan je za iniciranje procesa plaćanja dobavljača prema kupcu, ali i za zatvaranje računovodstvenih stavaka na obje strane. Kako se njime obračunava, naplaćuje i odbija PDV, za procese povezane s računom vrlo je zainteresirana i država, odnosno njena porezna uprava. Stoga procesi s računom podliježu striktnoj zakonskoj regulativi.
Izdavanju računa na strani dobavljača prethodi niz procesa u njegovom poslovnom sustavu, dok su ti procesi na strani kupca daleko složeniji – primljeni račun se zaprima, šalje u proces odobravanja i likvidiranja, te plaćanje u datom roku. Svi ovi procesi, kako na strani dobavljača tako i na strani kupca, generiraju razmjerno visoke troškove i utjecaj na ostale procese u poslovnom sustavu.
Procjenjuje se da procesiranje jednog računa u papirnatom formatu na strani prodavatelja i kupca generira troškove u visini 20 – 50 EUR, ovisno o uređenosti procesa u tvrtkama i industriji kojoj pripadaju. Primjena elektronskog računa, popularno nazvanog e-račun, ove troškove može smanjiti i do 80 % ! Smanjenje troškova temelji se na eliminaciji tradicionalnih troškova vezanih uz račun, kako pri njegovom izdavanja, tako i pri njegovom primanju i likvidiranju.
Aktualni podaci (izvor = EXXP u Münchenu, 2010. god.) kažu da prosječni trošak izlaznog računa u papirnatom obliku iznosi 11,10 EUR, a kod e-računa 4,70 EUR. Ista analiza izmjerila je prosječni trošak ulaznog računa od 17,60 EUR ako je u papirnatom obliku, te 6,70 EUR ako se radi o e-računu. Dakle, prosječno jedan e-račun ostvaruje ukupnu uštedu od 17,30 EUR u korist pošiljatelja i primatelja, u odnosu na procese s istim računom u papirnatom obliku. Valja napomenuti da su ovdje registrirani samo izravni troškovi procesiranja računa, bez mogućih dodatnih troškova koji nastaju u neredovitim situacijama - odbijanju i ispravljanju računa, na primjer. U takvim situacijama troškovi računa su još viši, te su stoga veće i uštede koje ostvaruje e-račun.
Procjene Ministarstva gospodarstva RH govore da primjena e-računa u gospodarstvu RH (b2b poslovanje) može ostvariti uštede od čak 900 milijuna EUR godišnje. Ukoliko bi i javna uprava koristila e-račun, ona bi mogla ostvariti dodatne uštede u visini od 40 – 54 milijuna EUR godišnje.
U Hrvatskoj je nedavno u b2b transakcijama počela primjena e-računa. Nacionalnim projektom e-računa utvrđeno je da je e-račun standardizirana elektronska poruka. Mogući su različiti formati e-računa, a najpopularnije izvedbe su u XML i PDF formatu. XML format pruža značajnu prednost zbog jednostavne razmjene e-računa između poslovnih sustava dobavljača i kupaca, bez potrebe za ručnim unosom u poslovni sustav na strani kupca. Međutim, ta prednost istovremeno predstavlja i tehnološki izazov, jer zahtijeva dodatne procese i dodatne SW alate za vjerodostojnu prezentaciju e-računa, potrebnu za procese odobravanja računa na strani kupca. S druge strane, klasični PDF format ima sjajnu prezentaciju, ali ne omogućuje integraciju s poslovnim sustavom te zahtijeva ručni unos podataka u poslovni sustav.
Optimalno rješenje je strukturirani PDF e-račun. Radi se o posebnoj inačici PDF dokumenta koji u istoj datoteci objedinjuje PDF prezentaciju i XML podatke koje taj PDF sadrži i prezentira, omogućujući na taj način vjerodostojnu prezentaciju za ljudske aktivnosti i integraciju s poslovnim sustavom razmjenom XML-a. Strukturirani PDF e-račun izveden je u tehnologiji inteligentnog PDF-a, primjenom Adobe LiveCycle tehnologije. Važno je napomenuti da primatelji strukturirani PDF e-račun mogu pregledavati Adobe Readerom, te s njime također i validirati digitalni potpis na PDF-u.
U Hrvatskoj je nedavno u b2b transakcijama počela primjena e-računa. Ponosni smo što su FINA i Teledom, kao informacijski posrednici za e-račun, za izgradnju svoje usluge odabrali strukturirani PDF e-račun i implementirli ga Adobe LiveCycle tehnologijom.
novosti