Arhiviranje elektroničkih dokumenata znatno je učinkovitije od arhiviranja papirnatih dokumenata. Postavlja manje zahtjeve za troškovima i infrastrukturom, te omogućava brzo i jednostavno pretraživanje i pronalaženje traženih dokumenata. Preduvjet za uspješno uspostavljanje arhive elektroničkih dokumenata je kvalitetan programski sustav na kojem se temelji i odgovarajući format u kojem se dokumenti pohranjuju.
Rješenje koje preporučamo za kvalitetno arhiviranje elektroničkih dokumenata temelji se na primjeni normiranog formata PDF/A. To je jedina globalna norma za dugoročno arhiviranje elektroničkih dokumenata. Omogućava pouzdano pohranjivanje elektroničkih dokumenata i njihovu vijernu prezentaciju čak i nakon više desetljeća. PDF/A je proglašen ISO normom 2005. godine, a krajem 2008. godine proglašen je hrvatskom normom pod oznakom HRN ISO 19005-1:2008. Primjena PDF/A elektroničkog dokumenta sukladna je odredbama Zakona o digitalnoj ispravi.
Adobe alati omogućuju kreiranje PDF/A iz različitih digitalnih formata, a rezultat je validirana PDF/A datoteka sukladna normi. Na raspolaganju su:
Adobe Acrobat , desktop alat za ručno kreiranje
Adobe LiveCycle PDF Generator ES3 , serverski alat za automatsku konverziju
Oba alata, osim kreiranja PDF i PDF/A datoteka, omogućuju niz poslovno vrlo korisnih manipulacija s tim datotekama: editiranje PDF datoteka (ubacivanje/izbacivanje pojedinih stranica, editiranje headera/footera, dodavanje vodenog žiga), spajanje više PDF u jednu PDF datoteku, kreiranje PDF portfelja i sl.
Napredne tehnologije iz Adobe LiveCycle ES3 porodice omogućavaju niz dodatnih funkcionalnosti važnih u arhiviranja dokumenata:
- Vjerodostojnost elektroničkih dokumenata koji se arhiviraju može se zajamčiti digitalnim potpisom, uz pomoć proizvoda Adobe LiveCycle Digital Signatures ES3
- Prava raspolaganja dokumentima, čime se osigurava da će dokumentima moći pristupiti samo ovlaštene osobe, kreiraju se i primjenjuju proizvodom Adobe LiveCycle Rights Management ES3
novosti